10 TIPS VOOR EEN GOED TELEFOONGESPREK

Meestal is het eerste persoonlijke contact die een nieuwe cliënt met je hebt via de telefoon. Het is de eerste indruk die iemand van jou persoonlijk krijgt en je kunt het niet over doen. Kortom best belangrijk om hier aandacht aan te besteden. Aangezien niet iedereen ervaring heeft als telefoniste een aantal tips voor een goed telefoongesprek op een rij.

1. Wachttijd: Het is een beetje de regel dat de telefoon na de derde keer overgaan opgepakt hoort te worden. Te snel kan een schrikreactie geven en te langzaam irritatie. Ben je niet bereikbaar vanwege behandelingen zorg voor een goede voicemail of een telefoonservice. Mocht het te lang duren voordat je hebt kunnen opnemen bied dan altijd je excuses aan.
2. Aannemen: Neem altijd op met Goedemorgen/middag. Daarna komt de praktijknaam en dan pas je eigen voornaam en achternaam. Let erop dat je rustig opneemt, zodat de persoon aan de andere kant van de lijn je ook daadwerkelijk kan verstaan.
3. Houding: De manier waarop jij overkomt is heel belangrijk voor de beller. Probeer altijd positief te blijven ook al is de beller zelf chagrijnig. Anders is er de kans dat de beller nog onvriendelijker wordt.
4. Verstaanbaarheid: Zorg dat je goed verstaanbaar bent. Probeer zo min mogelijk achtergrondgeluiden te hebben en spreek in een normaal volume. Harder praten helpt niet in de verstaanbaarheid, goed articuleren wel.
5. Toegankelijkheid: Houd het eenvoudig. Vermijd vaktermen en gebruik een eenvoudige zin opbouw. Afhankelijk van je doelgroep en de persoon aan de telefoon probeer je persoonlijker of juist zakelijker over te komen.
6. Spreektoon: Probeer erop te letten dat je stem aan het eind van de zin wat omhoog gaat. Dat is prettiger om naar te luisteren dan een stem die steeds lager wordt. Monotoon praten is absoluut niet aan te raden, je komt ongeïnteresseerd over en dat wil je natuurlijk helemaal niet.
7. Service with a smile: Ook al ziet de persoon aan de andere kant je net, glimlachen terwijl je praat heeft een zeer positief effect. Je hoort het namelijk wel degelijk. Probeer het eens, je hoort direct dat je stem vrolijker en aangenamer wordt. En dat heeft weer een positief effect op de beller.
8. Wachtstand: Is het nodig om iemand even in de wacht komen te zetten, doe dit dan op een nette manier. Vraag of iemand een momentje heeft en vertel dat je hem of haar in de wacht gaat zetten. Laat het niet te lang duren, wachten is nooit prettig. Zodra je de persoon weer aan de telefoon krijgt bedank dan eerst voor het wachten.
9. Boodschap: Indien je een boodschap voor iemand moet noteren, vraag dan altijd naar de naam en het telefoonnummer. Herhaal het telefoonnummer ter controle en als je de naam niet goed hebt verstaan vraag dan om te spellen. Het is altijd handig om ook te vragen wat de beste tijd is om terug te bellen om zinloos heen en weer bellen te voorkomen.
10. Afsluiten: 
Een goede afronding geeft ook een goed gevoel bij de beller. Vraag of er nog vragen zijn en herhaal de acties die je gaat ondernemen naar aanleiding van het gesprek. Wens de beller altijd een fijne dag toe.