Kijk eens even op je bureau: wat heb je allemaal aan hardware staan? Ik wed dat er een beeldscherm staat, een postbakje, wat vakliteratuur, een vast telefoontoestel (Siemens, Alcatel of Cisco?), pennen en een smartphone (type HTC of iPhone?). Klopt dit?
Wat ik nou zo vreemd vind is dat ‘kostenbesparing’ of ‘beheersbaarheid’ agendapunten zijn van allerlei overleggen of rapporten en plannen. Maar als we terug zijn op onze werkplek doet dat er ineens niet meer toe? Volgens mij zijn we zo vertrouwd geraakt met onze werkplek dat we ons niet meer bewust zijn van de grote kostenslurpers. Waarom een vaste telefoon als je ook al een smartphone hebt? Een smartphone heeft inmiddels dezelfde functionaliteiten als een vast toestel: en zelfs méér! Maar we hebben dat vaste toestel toch nodig om mee door te verbinden of om mee doorverbonden te worden? Nee joh, dat kan tegenwoordig ook al met een smartphone. Wist je trouwens dat vaste toestellen voor 85 procent van de tijd ongebruikt blijven? Goede relaties geven we toch al snel ons mobiele nummer. Als je het goed doet, heb je alleen maar goede relaties en heb je dus helemaal geen vaste toestellen meer nodig.
Presence-tool
Een extraatje dat je meegeleverd krijgt met een smartphone is dat je een zogenaamde presence-tool kunt gaan gebruiken. Hiermee kan de telefoniste/receptioniste altijd zien of je beschikbaar bent. Dus geen onzinnige doorverbindpogingen meer. Niet meer lang wachten om vervolgens dezelfde dame weer aan de lijn te krijgen met: ‘Meneer Jansen is blijkbaar niet op zijn plek, kan ik een boodschap aannemen?’ Wat een veel mooier antwoord is: ‘Ik zie dat meneer Jansen even niet telefonisch bereikbaar is, maar zijn collega, mevrouw Pietersen, wel. Kan zij u wellicht helpen?’ Kies maar welk antwoord je het klantvriendelijkst vindt.
Kosten voor ‘Alles Mobiel’
Kosten? Ga er voor het gemak van uit dat ‘Alles Mobiel’ wordt. En ja, dat kan al lang. Er zijn genoeg best practices die dat bewijzen. Geen ‘ja-maar’s’ meer dus. Tsja… je kunt je vaste centrale bij het oud ijzer zetten en daarbij ook het onderhoudscontract en nieuwe investeringen. Daarentegen gaan je kosten voor het inrichten van je mobiele middelen wel omhoog. Vraag je afdeling Financiën maar even welke kosten je kwijt bent aan onderhoud en aan de investeringen die je doet op vastnet. Dan heb je meteen je budget voor ‘Alles Mobiel’. Je maakt mij niet wijs dat dat niet rendabel is.
Door: Nan van Grootel
