Denk je erover om ook mobiel te gaan werken met je bedrijf? Maar vind je het lastig om daarmee een start te maken? Succesvol Mobiel Werken komt een stuk dichterbij met dit stappenplan.
1 Bedenk wat je wilt
Denk goed na over wat je wilt bereiken met Het Nieuwe Werken. Streef je naar kostenbesparing (op kantoorruimte of reistijden/-kosten), verhoging van de productiviteit of wil je juist je werknemers een betere combinatie tussen werk en privé bieden? Ga niet Mobiel Werken om het Mobiel Werken, maar kijk naar de voordelen voor jouw bedrijf.
2 Laat je medewerkers wennen
Besteed veel aandacht aan het adoptieproces. Mobiel gaan werken levert een hoop veranderingen op. Zijn je mensen al bekend met HNW, hebben ze er ervaring mee? Vraag ze naar hun verwachting bij de inrichting en het effect op hun werk en de organisatie? En bedenk vooraf ook of er voldoende experts in huis zijn die de implementatie kunnen leiden of hoe je leidinggevenden meeneemt in het proces. Probeer vooraf je organisatie in kaart te brengen. Eventueel kan een adviesbureau je hierin bijstaan.
3 Zorg voor de juiste spullen
Het Nieuwe Werken is kort gezegd werken waar en wanneer je wilt dankzij moderne technologie. Om mobiel te kunnen werken heb je dus wel de juiste hulpmiddelen nodig. Voordat je overgaat tot het kopen van apparatuur of het afsluiten van abonnementen is het belangrijk om goed te kijken waar jouw mensen behoefte aan hebben. Een laptop met mobiel breedband en webcam en/of een smartphone of juist een goede thuiswerkplek?
4 Denk aan het sociale aspect
Zorg ervoor dat medewerkers wel regelmatig contact met elkaar en de organisatie blijven houden. Dat kan met een wekelijkse videoconference, maar zorg dat ze elkaar ook regelmatig blijven zien. Het klink misschien raar, maar promoot je organisatie bij medewerkers en wees duidelijk over je strategie, voortgang en successen.
5 Bied een duidelijk personeelsbeleid
Laat het niet aan managers of werknemers zelf over om te bepalen wie wanneer mobiel mag werken, maar zorg voor een duidelijk personeelsbeleid. Differentiatiebeleid leidt namelijk tot onvrede. Wees eerlijk en helder over wie wel en wie niet mobiel mag werken en waarom. Laat het vervolgens aan de leidinggevenden en werknemers zelf over om de bezetting op kantoor en ontmoetingen onderling te organiseren.
6 Maak resultaatafspraken
Met de invoering van Het Nieuwe Werken, heb je minder zicht op wat je medewerkers doen. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de output. Leg uit wat er gedaan moet worden en welke doelstellingen ze moeten bereiken. Zo weten je werknemers precies wat er van hen wordt verwacht.
7 Bied begeleiding
Mobiel Werken vraagt om een nieuwe manier van werken. Er is een bepaalde mate van discipline en zelfstandigheid nodig om goed mobiel te kunnen werken en dat vraagt ook om een andere manier van aansturing. Bovendien gaan je werknemers gebruik maken van nieuwe technologische middelen. Geef ze tijd om hieraan te wennen en zorg voor goede begeleiding.
8 Zorg voor goede ICT
Niets zo vervelend als niet kunnen inloggen als je bij een klant zit. Zorg er daarom voor dat technische middelen goed functioneren. Niet dat je álles in de hand hebt, maar de juiste spullen en abonnementen maken een groot verschil. Als het bijvoorbeeld teveel tijd kost om documenten van het bedrijfsnetwerk te halen of op te slaan, dan is mobiel werken gedoemd te mislukken.
9 Begin met een pilot
Het Nieuwe Werken hoef je natuurlijk niet direct in de hele organisatie door te voeren. Je kunt bijvoorbeeld ook eerst in een klein gedeelte van je bedrijf mobiel werken invoeren. Tijdens en na de pilot kun je het proces uiteraard bijstellen. Is de pilot een succes, grote kans dat het enthousiasme over slaat op de rest van je bedrijf.
10 Huur een expert in
Elk bedrijf is anders. Daarom is mobiel werken maatwerk. Als je zelf niet beschikt over de juiste kennis of geen tijd hebt om zelf het wiel uit te vinden, schakel dan een adviseur in.
Bron: MKB ServiceDesk
