“Information overload” of de overbelasting aan informatie is een van de grootste irritaties in het hedendaagse bestaan. E-mail, sms, Facebook, YouTube, Twitter, kranten, internet, online nieuws, breaking nieuws, vergaderingen, dossiers, rapporten… Uit een enquête van het persbureau Reuters kwam ooit naar voren dat twee op elke drie managers vonden dat deze stortvloed aan data naast hun jobtevredenheid ook hun persoonlijke relaties kelderde. Eenderde zei zelfs dat hun gezondheid er onder leed. Tot overmaat van ramp denken de meeste managers dat al de informatie die ze krijgen waardeloos is.
Toch zijn zakenmensen het gewend om constant te worden onderbroken en hun aandacht naar andere zaken te verleggen. In zijn studie The Nature of Managerial Work (1973) vergeleek de Candese wetenschapper Henry Mintzberg managers al met jongleurs die 50 ballen tegelijk in de lucht houden en elk ervan afzonderlijk controleren vooraleer ‘m terug de lucht in te sturen.
Maar er is een groot probleem, schrijft The Economist. Niet enkel verdubbelt de bestaande informatie om de 18 maanden; steeds meer managers hebben problemen met de combinatie van alomtegenwoordigheid en fragmentatie van de data die ze te verwerken krijgen.
De drie grootste aandachtspunten zijn de volgende:
1. De tsunami aan informatie maakt mensen angstig en onmachtig: multitaskers produceren meer stresshormonen.
2. De overlast aan informatie reduceert de creativiteit, want focus en creativiteit houden wel degelijk verband. Wie voortdurend wordt onderbroken zal dus minder creatief werk afleveren dan wie wel gefocust kan blijven.
3. Informatie overload maakt mensen minder productief. Mensen die tegelijkertijd verschillende zaken afhandelen hebben meer tijd nodig en maken meer fouten dan mensen die dezelfde taken een per een afwerken.
De oplossing? Eén antwoord is technologie. Verschillende softwareprogramma’s proberen op voorhand informatie te filteren (Google, Xerox,…). Er bestaat ook een internetprogramma dat ‘Freedom’ heet en de gebruiker op voorafbepaalde tijdstippen van het web haalt.
Een tweede mogelijkheid heeft te maken met wilskracht. Beperk de informatie die je opneemt. Schakel je gsm en je internet van tijd tot tijd uit. Maar dat is waarschijnlijk onvoldoende, lees onmogelijk, indien je baas over de rooie gaat wanneer je drie minuten niet bereikbaar bent.
De meeste bedrijven verlenen hun werkgevers toegang tot de informatiesnelweg, maar leren hen nooit hoe daar moet gereden worden. Door toedoen van een aantal consultants begint dat stilaan te veranderen. McKinsey geeft bedrijven drie adviezen inzake de omgang met informatie:
1. Reserveer tijd om te focussen
2. Filter alles wat onnodig is weg
3. Vergeet het werk wanneer dat mogelijk is.
Drie aanbevelingen die meer op gezond verstand lijken dan op advies van een topconsultant. Maar gezond verstand is in de kakafonie van het zakenleven dan ook vaak nog amper te vinden.
Bron: Express.be
