Door met flexplekken te gaan werken wanneer we naar ons nieuwe kantoor gaan, willen wij 30 procent of meer op het aantal werkplekken besparen. Iedereen heeft een laptop of tablet en onze automatiseerders leggen de laatste hand aan de draadloze verbindingen om ook elders te kunnen werken. En ook veel andere organisaties blijken hiermee bezig: niet meer de file in, verbeteren van de privé- werkbalans, medewerkers binden, slimmer werken, gebruikmaken van de nieuwste IT-technologie, et cetera.
Tot we vragen of de organisatie nog met papier werkt. ‘Ja natuurlijk’, antwoordt zeker 80 procent. Dat moet u dan eerst maar eens afschaffen, luidt vaak het advies van de Het Nieuwe Werken-adviseur, waarop bijna zonder uitzondering de reactie volgt: ‘Ja, we snappen best dat papier afschaffen belangrijk is en meestal kan dat ook wel, alleen niet bij ons. Wij zijn anders.’ Voor veel adviseurs is een dergelijk antwoord een bekend fenomeen; organisaties beseffen nauwelijks dat vijand nummer één van Het Nieuwe Werken papier is.
Papierberg
Wat is het gevolg? 50 Procent van alle velletjes papier die we printen, kopiëren en van anderen ontvangen verdwijnt in helaas nog steeds aanwezige prullenbakken of papiercontainers. De andere 50 procent wordt voorzien van gaatjes en komt terecht in een hoesje, mapje, klapper of ordner, om vervolgens in een bureaula of kast te verdwijnen. Niemand weet eigenlijk wat waar staat, behalve de opberger – althans, tot het moment dat die de berg ook niet meer overziet.
Als er een goede reden is om ook met Het Nieuwe Werken nog naar kantoor te rijden, is het wel omdat daar de spullen staan waarmee gewerkt moet worden. Dus, inderdaad, rollen we elke morgen rond hetzelfde tijdstip uit ons bed, de heilige koe in of dienstfiets op, om toch maar onze laden, bureaus en kasten in de buurt te hebben. Hoezo terug naar 30 procent minder werkplekken, ik moet toch bij mijn lade/ mijn kast zitten? En de claim op de eigen werkplek is nog legitiem ook.
Geen clean desk policy
Sommige organisaties nemen belangrijke besluiten en schaffen het fenomeen ‘bureaula’ af. Andere stellen nog maar één meter kastarchiefruimte per persoon ter beschikking. Als alternatief mogen de betreffende werknemers dan een verrijdbaar ladeblok hebben, dat binnen een mum van tijd zo zwaar is dat de rollatorwielen eronder het bijna begeven en het apparaat dus op een vaste plek geparkeerd blijft, onder het bureau van de papiereigenaar.
Ik loop zeer frequent organisaties in en uit die met Het Nieuwe Werken begonnen zijn. Sommigen noemen zichzelf daarbij gevorderd. Maar als je goed rondkijkt, is een clean desk policy nergens te bekennen, barst het van de bureauladen, rollatorkasten, gewone kasten, printers en kopieerapparaten, en liggen de bureaus overvol met papier en zijn volgeplakt met gele post-its waarop staat: gereserveerd. Elke ochtend is het een gevecht om werkplekken. Een aantal collega’s heeft dat gevecht opgegeven en werkt nu permanent thuis of – erger nog – heeft zich ziek gemeld: vechten om een werkplek, daar doe ik niet aan mee.
Grootste vijand van Het Nieuwe Werken
Papier is de grootste vijand van Het Nieuwe Werken en de remedie niet eenvoudig gevonden. Natuurlijk, schaf bureauladen af, haal prullenbakken weg, reduceer het aantal meters archiefplank tot het allernoodzakelijkste en zet kasten in één aparte grote ruimte ver van werkplekken. ‘Dat kan bij ons niet.’ Prima, maar accepteer dan ook dat bovenstaande dingen gebeuren en Het Nieuwe Werken qua reductie van werkplekken geen kans heeft.
Wat je beter kunt doen is alleen nog digitaal archiveren, papieren post bij binnenkomst scannen en doormailen naar de betrokkene of betrokken afdeling, harde schijven in laptops verwijderen en één groot digitaal bedrijfsarchief creëren met een doorzichtige infrastructuur, zodat iedereen weet waar is wat te vinden. Bij voorkeur in the cloud. En leer mensen daar vervolgens ook mee werken. Beloon de koplopers en laat merken dat de staartgroep mee moet. Zolang dit alles niet gerealiseerd is, is en blijft een belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken kansloos.
Bron: Het Nieuwe Werken Blog
