SPROUT: Een goede secretaresse is onbetaalbaar. Helaas ook letterlijk, voor veel ondernemers. Daarom kan de virtual assistant een uitkomst zijn: vanaf twintig euro per uur houdt die het papierwerk op orde.
Offshoring, dat gaf grote ondernemingen in het verleden de gelegenheid om werk in bluk over te hevelen naar de bekende lagelonenlanden. Niet alleen IT ging naar India en het nabijere Oosten, ook administratieve dienstverlening en – voor Engelstalige landen – de telefonische helpdesk. Zelf waren we een keer op bezoek in India, waar een groot bedrijf in dergelijke BPO (Business Proces Outsourcing) een snikheet callcenter gevuld had met personeel. Dat werd getraind in Amerikaans slang, keek elke ochtend verplicht CNN en wist feilloos het weer en de footballuitslagen in de regio van de klant: “How ‘bout those Lakers, Sir?”
Outsourcing voor zzp’ers
Het uitbesteden van rompslomp is niet langer voorbehouden aan corporates, schrijft Die Zeit. Ook kleinere ondernemingen en zzp’ers kunnen tegenwoordig ondersteuning krijgen van een secretaresse (m/v) op afstand, ofwel een virtual assistant (VA) voor bedragen van 12,5 tot 16 euro per uur. Afrekenen per minuut is zelfs mogelijk bij de virtuele assistent. Als een binnenkomend telefoontje wordt beantwoord binnen een paar minuten, komen die gewoon op de rekening. Dat wil zeggen: de aanbieders verkopen paketten van een bepaald aantal uren per maand, zoals bij telefoonabonnementen.
Virtual assistant is booming
Het takenpakket is divers: de meeste zijn een mix tussen een persoonlijke assistent en boekhouder. Van telefoon beantwoorden tot administratieklussen, maar een appartement zoeken kan ook. alleen die koffie brengen, dat blijft lastig. Niet gek dus , dat de virtuele assistente booming business is. Want welke startup of goed draaiende zzp’er kan zich een fulltime secretaresse veroorloven en die ook honderd procent van de tijd aan het werk houden? Als Nederlandse ondernemer ben je natuurlijk het beste gebaat bij ondersteuning in de eigen taal.
Moneypenny
En dat staat garant voor andere prijzen dan de Duitsers genieten in Polen, en de Amerikanen in India. Vanuit Nederland timmert Moneypenny al jaren aan de weg met dergelijke dienstverlening. Een virtuele assistent neem je daar af via een abonnement vanaf twintig uur per maand, of op basis van pay as you go. De assistent kan desgewenst zelfs langskomen op kantoor, bijvoorbeeld om ingewerkt te worden. Hier blijkt wel meteen dat Nederland (nog) geen lagelonenland is: de starttarieven beginnen bij 38 euro.
Cloudworkers
Kan dat goedkoper? Jawel: met een tweede merk Cloudworkers richt oprichtster Marianne Sturman zich op studenten als tijdelijke hulpkrachten. De virtuele werkstudenten zijn met vergoedingen van twintig tot 25 euro niet alleen goedkoper dan ervaren professionals, ze zijn ook helemaal bij de tijd. Ze zijn vooral goed in losse klussen: een concurrentieonderzoek op internet, databestanden opschonen, een outbound belopdracht, maar ook de e-mail of zelfs een blog of Facebookpagina bijhouden; de kids draaien hun hand er niet voor om. De dienst werkt niet op abonnementsbasis, en biedt waarschijnlijk wat minder vastigheid wat de bezetting betreft.
Antwoordservice – Telefoonservice
We mogen jaloers zijn op ondernemers in Engelstalige gebieden wat de prijzen voor virtuele assistenten betreft. Wie met de Hollandse prijzen niet uti de voeten kan, zou zich kunnen beperken tot antwoordservices als phonecare of yourconnection. Daar worden telefoontjes naar het bedrijfsnummer aangenomen, en vervolgens gegevens van de beller genoteerd en doorgegeven. Daarvoor zijn abonnementen af te sluiten vanaf een paar tientjes per maand, plus kosten per gesprek vanaf rond een euro. Dat kan alsnog aantikken tot honderden euro’s per maand, voor een betere uitstraling dan de feitelijke nonsens van ‘ik ben er even niet’ van de mobiele voicemail.
Combinatie secretaresse
Een combinatie van antwoordservice en administratieve diensten lijkt ideaal om zowel de kosten als rompslomp in de klauwen te houden. Roland Vegt lijkt dat met 6.12 Telefoonservice en PAsCall Telefoonservice goed door te hebben: hij voegt een agendaservice toe aan de telefoondienst, neemt orders aan en handelt mail, twitter en chats af.
