Telefonie in onderwijs: Tot enkele jaren geleden was het voor organisaties met veel locaties lastig om telefoniesystemen te uniformeren en te vereenvoudigen zoals dat voor de overige ict-componenten vaak wel gebeurde. De huidige stand van de techniek maakt een uniformering en een daarmee samenhangende kostenbesparing echter wel mogelijk. Recente cases geven een besparing van duizenden euro’s per maand.
Schoolorganisaties met veel locaties hebben vaak een diversiteit aan ict-systemen. Ook de telefoniesystemen zijn in de regel van verschillende merken en ouderdom. Vaak is er onbekend wat er precies in gebruik is, wat de mogelijkheden zijn en welke leverancier ervoor verantwoordelijk is.
Telefonie in onderwijs
Tot enkele jaren geleden was het lastig om telefoniesystemen te uniformeren en te vereenvoudigen zoals dat voor de overige ict-componenten vaak wel gebeurde. De huidige stand van de techniek maakt een uniformering en een daarmee samenhangende kostenbesparing echter wel mogelijk. Zo kan er op slechts één plek een telefoonsysteem worden geplaatst (in plaatst van dat alle locaties eigen systemen hebben) en zo kunnen alle netlijnen met behoud van het eigen telefoonnummer op één locatie worden aangesloten (in plaats van dat alle locaties eigen netlijnen hebben). Indien gewenst kan telefonie hierna ook als dienst van een provider worden afgenomen zodat geen investeringen nodig zijn.
Bovenstaande is mogelijk geworden door VoIP-techniek, door ip-trunks, en door ip-dect. Met name deze laatste twee zijn de laatste tijd van betere kwaliteit geworden zodat het nu mogelijk is bestaande telefoonnummers te behouden en ook dect-telefoons te blijven gebruiken (draadloze telefonie op basis van dect is een veel gebruikte techniek binnen het onderwijs).
Nadat de systemen zijn gecentraliseerd kan er bespaard worden op de belkosten (onderling bellen wordt gratis, inkoopschaalvoordelen op abonnementen en tikken, goedkoper bellen naar mobiel). Recente ervaringen bij een tweetal grote schoolorganisaties leert dat er (alleen) voor wat betreft de kosten circa €3.000 tot €5.000 per maand bespaard kan worden na centralisatie van telefonie.
Hiernaast kunnen er nog andere voordelen zijn:
- Systeemfuncties (zoals een telefoniste of de voicemail) kunnen eenvoudig voor alle locaties worden ingezet.
- Kennis en beheer kan beter geborgd worden omdat er maar één systeem (met één leverancier) in gebruik is.
- De beschikbaarheid van telefonie kan verbeterd worden doordat het eenvoudig is systemen dubbel uit te voeren.
- Telefonie (spraakcommunicatie) kan geuniformeerd en geprofessionaliseerd worden conform de overige ict-infrastructuur.
- Telefonie wordt beter schaalbaar en kan eenvoudiger organisatiewijzigingen volgen.
Om de kostenbesparingen (en de overige voordelen) te behalen moet er wel aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan. Vaak zal er een nieuwe telefoniesysteem moeten worden aangeschaft of een telefoonservice afgenomen moeten gaan worden en ook zullen de juiste verbindingen tussen de locaties (of naar de provider) beschikbaar moeten zijn. De eventuele kosten hiervan zullen moeten worden afgewogen ten opzichte van de genoemde besparingen en voordelen.
Bron: Computable
