Terwijl jij lekker aan het strand ligt, knapt je virtuele persoonlijke assistent (VA) allerlei klusjes voor je op. Z24 ging op zoek naar een eigen VA.
In zijn boek “The four hour workweek” beschrijft auteur Tim Ferriss uitgebreid hoe hij met slechts vier uur werken per week en zijn virtuele assistent van het leven geniet. Te mooi om waar te zijn?
Wie het internet afstruint op zoek naar een virtueel hulpje, stuit al snel op twee grote Indiase aanbieders: Brickwork en GetFriday. Bij allebei kun je zowel per taak als per uur assistenten inhuren en een abonnement afsluiten. Afhankelijk van de taken die je assistent moet uitvoeren en het aantal uren dat je wilt afnemen ligt de uurprijs tussen de 8 en 15 dollar. Om te kijken wat je krijgt voor dat geld, namen we de proef op de som en probeerden we een simpele taak aan ze uit te besteden: zoek een geschikte VA die voor een Nederlandse journalist online research kan doen voor artikelen, maandelijks facturen kan opmaken en versturen en social media accounts kan bijhouden in het Nederlands en Engels.
GetFriday
Beide aanbieders hebben geen telefoonnummer dat je vanuit Nederland gratis kunt bellen (wel vanuit de VS, of het VK) maar via Skype belooft een dame van Get Friday dat ze deze taak binnen een dag kunnen uitvoeren. Ze zegt toe meteen een email te sturen met de opdrachtbevestiging en prijsopgave. Drie dagen na het gesprek is de e-mail nog niet aangekomen en is er niets meer van GetFriday vernomen.
Brickwork
Via de website van Brickwork dienen we de opdracht in en krijgen per ommegaande een email: het verzoek is ontvangen en binnen 24 uur zullen ze contact opnemen om de opdracht verder door te nemen. Zes uur later mailt een medewerker dat hij weliswaar noch Nederlands spreekt noch kan lezen, maar wel denkt de taak te kunnen volbrengen. Hij kan snel aan de slag en vraagt om een voorbeeldtaak en gewenste resultaten.
Helaas blijkt het makkelijker gezegd dan gedaan om een hulpje in India in te schakelen tegen bodemprijzen. De VA van Brickwork lijkt de opdracht niet helemaal te begrijpen en mailt alleen de gegevens van zijn eigen werkgever. Dit ondanks het feit dat hem is gevraagd meerdere partijen op een rijtje te zetten in een Excel sheet met naam, locatie, uurprijs is euros en mogelijke manieren om met de VA te communiceren. De deadline lag op 5 januari, 12 uur Nederlandse tijd. Er zijn ettelijke uren gaan zitten in het heen en weer mailen met India, maar de taak is helaas niet volbracht.
Lastig
De hulpjes uit India zijn dus weliswaar goedkoop maar lang niet altijd efficient. Met name het communiceren van de taak is lastig, als er al contact gelegd kan worden. Bovendien kun je last krijgen van een taalbarrière.
Hulp van eigen bodem
Misschien is een VA uit Nederland wel de oplossing. Wie met name secretariële taken wil uitbesteden kan onder meer terecht bij Moneypenny. Hier kun je een abonnement nemen voor minimaal 20 uur per maand op je eigen assistent die je – indien gewenst – in levende lijve kunt ontmoeten. Een abonnement duurt minstens 3 maanden en de uurprijs van je assistent ligt met een starttarief van 38 euro per uur een stuk hoger dan in India.
Volgens oprichter Marianne Sturman maken allerlei partijen gebruik van de diensten van de circa achtduizend ervaren assistenten die Moneypenny in haar bestand heeft staan, maar ligt de nadruk op kleine en middelgrote bedrijven. De VA’s worden voornamelijk ingezet op administratieve (terugkerende) klussen zoals agendabeheer en telefoonservice.
Heb je voor een eenmalig project even wat extra handjes nodig? Dan kun je een beroep doen op een ander bedrijf van Sturman: cloudworkers.nl. Via deze organisatie kun je online taken op projectbasis uitbesteden aan studenten voor zo’n 20 tot 25 euro per uur. De studenten houden zich momenteel vooral bezig met het onderhouden van social media accounts. De dienst werkt niet op abonnementsbasis, dus je hoeft geen abonnement voor een paar maanden af te sluiten.
Makkelijker gezegd dan gedaan
Toch zitten er ook aan het inschakelen van een Nederlandse VA haken en ogen. Zo merkt Sturman dat het voor sommige klanten gewoonweg lastig is om duidelijk kenbaar te maken wat ze van hun assistent verwachten omdat ze niet gewend zijn te delegeren. “Denk goed na over welke taken je vast bij iemand anders kunt neerleggen en die zelfstandig uit te voeren zijn”, luidt haar advies. Bovendien merkt ze op dat het belangrijk is om goede afspraken te maken over de beschikbaarheid van je VA. “Dat je een assistent voor bijvoorbeeld 20 uur per maand inhuurt, betekent natuurlijk niet dat de assistent de hele week 24 uur per dag klaarstaat om jouw opdrachten direct uit te voeren”.
Bron: Z24
