Bent u vaak onderweg en wilt u geen telefoontje missen dan kunt u iemand in dienst nemen die uw telefoonverkeer beantwoordt. Als u daar onvoldoende werk voor heeft kunt u er voor kiezen om met een antwoordservice te gaan werken. Dit is veel voordeliger dan een vaste kracht die ziek kan worden, met vakantie wil, vrije dagen op moet nemen enzovoorts.
Er zijn echt hele goede services die uw telefoonverkeer afhandelen alsof de telefoniste bij u op het kantoor zit. De telefoniste kan goed inschatten of het een belangrijk gesprek is en zal dan wel of niet besluiten het gesprek naar u door te verbinden (op uw mobiel). Zo mist u niets en komt uw bedrijf heel professioneel over.
Waar moet u op letten als u met een antwoordservice gaat werken
- Let er op dat de antwoordservice met een klein team (vaste) telefonistes werkt zodat zij uw bedrijf goed leren kennen en andersom.
- Let er op dat de service niet te klein is. (Je wilt bijvoorbeeld niet iemand die vanuit huis werkt met alle huiselijke achtergrondgeluiden die daar bij horen.)
- Let er op dat de antwoordservice alleen maar telefoonverkeer afhandelt en geen nevendiensten aanbiedt. Helaas zijn er nogal wat services die niet winstgevend zijn waardoor zij genoodzaakt zijn andere diensten zoals secretariaatswerkzaamheden en outbound telefoonverkeer te leveren. Dit gaat vaak ten kosten van de kwaliteit van de telefoonafhandeling. Een antwoordservice die in staat is kleinschalig te blijven en het zich kan permitteren alleen maar inkomend telefoonverkeer af te handelen, zal ook voor het personeel een prettige werkplek zijn. Dit zal ten goede komen aan de afhandeling van uw telefoonverkeer.
- Bij een grote service (meestal de 24 uurs services) is het aanbod van telefoonverkeer dermate hoog dat de telefonistes niet langer dan 4 uur kunnen werken. Op 24 uur betekent dit 6 telefonistes op 1 werkplek. Als uw telefoonverkeer op bijvoorbeeld 4 werkplekken binnen komt dan is de rekensom simpel.
- Kijk of de antwoordservice van uw keuze u in staat stelt instructies door te geven, zo vaak als u wilt. Immers zonder uw duidelijke instructies kan de antwoordservice nooit een goede service leveren. Als u meerdere medewerkers heeft, moeten er verschillende instructies doorgegeven kunnen worden.
- Vraag of de antwoordservice een hoog personeelsverloop heeft. Zo ja, bedenk dan dat dit gevolgen kan hebben voor de juiste afhandeling van uw telefoonverkeer.
- Vraag of de telefonistes correct Nederlands en op zijn minst Engels spreken.
- Let op met shoppen. Immers hoe goedkoper een antwoordservice kan werken hoe meer klanten ze aan moet sluiten om rendabel te zijn en hoe meer telefonistes er nodig zijn. Eén verkeerd afgehandeld gesprek kan u omzet kosten. Met andere woorden goedkoop kan duurkoop zijn. Wilt u toch shoppen? Bereken dan wat het verschil op jaarbasis is tussen de verschillende services. Onder de streep zal het niet zo veel verschillen. Ga dan altijd voor kwaliteit want die verdient zichzelf altijd terug. In de praktijk zal het gaan om misschien € 200,00 verschil op jaarbasis. Dan is de keuze voor een duurdere, maar ook kleinschaligere antwoordservice wellicht een makkelijke keuze.
Kwaliteit staat voorop en deze vindt u bij de kleinschaligere services die met vaste telefonistes werken en waar geen nevendiensten worden aangeboden. Uw telefoonverkeer is uw visitekaartje kies daarom altijd voor kwaliteit.
