Multitasken is in. Generatie Y schijnt er goed in te zijn. En de oudjes van boven de dertig moeten mee. Bellen, mailen, sms’en, twitteren, Facebook, LinkedIn en noem maar op, geen kans mag u missen. Communiceren is bijna een dagtaak geworden. Altijd bereikbaar zijn, dat is de norm. De scheiding tussen werk en privé vervaagt daardoor. Wel ten koste van privé. En bent u daardoor nu productiever? Voelt u zich relaxed in een dergelijk hectisch bestaan? Kunt u hierin optimaal presteren?
Er was een tijd dat het heel gebruikelijk was te starten met de vraag “Bel ik gelegen?” wanneer iemand werd geïnterrumpeerd. Men begreep, dat een interruptie iets was, waar een ander last van had, men had er begrip voor, dat zo’n interruptie de ander niet goed uitkwam. Vroeger was de brief de mogelijkheid om in te breken op iemands bezigheden. Later kwam daar het telegram bij. En langzamerhand kwamen er steeds meer mogelijkheden. Denk aan de telefoon, de fax, de mail, de social media. Tegenwoordig is de smartphone voor velen de navelstreng naar de buitenwereld.
Natuurlijk is het zo, dat het grotendeels aan uzelf ligt in welke mate u zich laat interrumperen. Een e-mail hoeft u niet direct te beantwoorden. De social media kunt u uitzetten. Een sms’je kunt u negeren. Maar voor velen is het uitzetten van de zakelijke telefoon een brug te ver. Misschien belt een klant die service verwacht. Of misschien belt wel een nieuwe klant, die iets wil kopen. U wilt niet het risico lopen, dat u business misloopt. Dus mag de telefoon u ongestraft vele malen per dag interrumperen. Maar de meeste telefoontjes blijken achteraf geen enkel belang van u te dienen. Slechts de beller had belang had bij de interruptie.
Elke interruptie kost 10 minuten
Later thuis komen dan u gewild had, hoe vaak gebeurt het niet? Nee, niet door files, maar door de telefoon. Ettelijke telefoontjes, of liever gezegd bellers halen u dagelijks uit uw concentratie. Men moet wat van u weten. U moet op zoek naar die informatie. Vaak komt u er achter dat het helemaal zo urgent niet was. Dus het zou toch anders moeten kunnen!
Collega’s, klanten, ze raken gefrustreerder als u voor de zoveelste keer wordt gestoord. Hun blikken en opmerkingen laten u weten: kan dat niet anders, zet dat ding uit! En zo urgent is het meestal ook niet! Van alle interrupties op een dag is maar liefst 95% niet urgent, kan 95 % wachten, is 95 % niet nodig. Maar 1 op de 20 telefoontjes doet er dus toe. Maar welke van die 20? Dus neemt u maar steeds weer slaafs die telefoon op.
Het is niet alleen dat telefoontje of dat e-mailtje of dat sms’je. Onderzoek heeft uitgewezen, dat het na zo’n interruptie 10 minuten kost voor u weer volledig productief bent. Kunt u die tijd missen? Hoeveel telefoontjes krijgt u per dag? Hoe vaak checkt u uw mail? Hoe vaak kijkt u naar de social media?
Bel ik gelegen?
En zo ontstaat dat gevoel, dat u vast ook wel kent: is de dag alweer half om en wat heb ik gedaan?
Telefoontjes horen bij het werk en zijn niet te plannen. Het zijn inbrekers pur sang, die zomaar ongehinderd binnen kunnen komen. Zomaar wordt u weer gebeld op een moment dat het even niet kan of even niet wenselijk is. Maar een secretaresse heeft u niet en kunt u ook niet betalen. Toch zou het handig zijn, wanneer iemand uw telefoon opnam met:
Goedemiddag, met ‘bedrijfsnaam’ ‘naam telefonist(e)’…………………………
Dat geeft ook nog eens een professionele uitstraling. Maar wie zal dat betalen?
De telefoon is één van de levensaderen van uw bedrijf. De meeste orders worden uiteindelijk per telefoon geplaatst. Als groot-, middel- kleinbedrijf of zzp ‘er bent u vaak uw eigen telefonist(e) en dat is niet altijd even handig. Het wekt ergernis bij de klanten waar u aan het werk bent, (zit ie alweer te bellen en ik maar betalen), maar ook uw eigen planning kan er behoorlijk door in de war lopen. Bijvoorbeeld als een klant belt die juist een nota van u heeft ontvangen met een aanzienlijk bedrag onder de streep en opgewonden komt melden: “Je denkt toch niet dat ik dat ga betalen!” Voor u het weet zit u hierover een half uur te bakkeleien. Desalniettemin is de telefoon een levensader van uw bedrijf!
Voicemail is soms even een escape, maar geen oplossing. Telefonische bereikbaarheid, dus ook de telefonische entree van uw bedrijf, daarin wilt u onderscheidend zijn. Als een bedrijf tussen 8.00 en 18.00 uur gebeld wordt, hoort er iemand aan de telefoon te komen. Bellers, klanten verwachten dat ook! Daarom ook wordt in 85% een voicemail meestal niet ingesproken. In “kantooruren”wordt geen voicemail verwacht. De conclusie van de beller is al snel: “Ze zijn er weer niet!”
Toon lef en doe die telefoon de deur uit
Soms wilt u iets dat eigenlijk niet kan. Die professionele telefonist(e) bijvoorbeeld. Toch zijn er mogelijkheden. Een telefonist(e) is altijd te duur. Elke maand geld overmaken naar iemand die bij de telefoon zit, moet u niet doen. Maar iemand betalen die de telefoon voor u opneemt, past misschien best in uw budget.
Een telefoonservice kan een oplossing zijn voor uw probleem. Denkt u dat een beller altijd op zoek is naar u? In de praktijk valt dit mee. De beller begrijpt heel goed dat u meer heeft te doen dan de telefoon op te nemen. Een telefoondienst maakt u telefonisch bereikbaar en zorgt ervoor dat de beller netjes wordt ontvangen. Meestal worden terugbelafspraken gemaakt en bij spoed kan een telefoondienst ook snel schakelen. Zo wordt de beller tevredengesteld. Hij kan zijn verhaal kwijt en hoeft zelf verder niets meer te ondernemen. En wat belangrijker is: hij wordt niet aangespoord het even bij een ander te proberen.
Dus, tel uit uw zegeningen:
- U schakelt door als u echt niet gestoord wilt worden. Op die manier regelt u zelf de kosten: geen oproepen, geen kosten.
- U hebt een echte poortwachter, zodat Jan en alleman niet zo maar ongevraagd kunnen binnendringen.
- U spreekt af met de telefoonservice wie wel en wie niet doorverbonden mag worden.
- Door een goed belscript kan de telefoonservice vragen beantwoorden, info bij derden opvragen of naar derden doorverwijzen.
Zo schept u zelf ruimte om ongestoord een klus te doen. U kunt de vergadering in en u blijft bereikbaar. De telefoonservice geeft u het luxe gevoel geven van een eigen telefonist(e).
Bij 6.12 Telefoonservice zit men de hele dag bij de telefoon. Met de telefoonservice van 6.12 hoeft u geen enkel telefoontje te missen. Als u de telefoon niet kunt aannemen doet 6.12 dat voor u.
