Door Het Nieuwe Werken Blog: In deze blogreeks, die uit twee delen bestaat, ga ik in op enkele belangrijke facilitaire aspecten die ervoor kunnen zorgen dat de kansen op een succesvolle implementatie van Het Nieuwe Werken toenemen en dat ‘bloopers” voorkomen worden. In het eerste deel kwamen aspecten als wisselwerkplekken, post en digitalisering aan bod. In dit tweede deel ga ik in op praktische aspecten als muziek op de werkvloer en parkeren. En is een fulltime bemande receptie nog wel nodig? Of zijn er andere oplossingen?
Muziek op de werkvloer
Bijna overal zal men op het gebied van muziek op het werk een tandje terug moeten. Het niet meer in kamertjes werken, maakt dat je anderen immers sneller stoort. Bovendien werken veel mensen bij Het Nieuwe Werken op werkplekken buiten de organisatie. Je organisatie wordt veel meer je ontmoetingsplek waar je overlegt met collega’s. En muziek past daar bijna niet meer bij, ook niet een iPod. Je komt steeds meer voor de onderlinge contacten en niet voor de muziek.
Het Nieuwe Werken en de Telefoon
Het is een open deur om te vermelden dat niet alleen de ICT-voorzieningen goed moeten zijn, maar dat ook goede niet-werkplekgebonden telefoonverbindingen bij Het Nieuwe Werken absolute noodzaak zijn. Spraakbellen is een basisvoorwaarde. Beeldbellen blijkt er voor te zorgen dat mensen meer het gevoel hebben er bij te horen. Telefoons aan een draadje worden langzaam museumstukken, tenzij er met simpele doorschakelmogelijkheden en follow-me systemen wordt gewerkt. Kortom: Iedereen een mobiele telefoon (of misschien beter nog; aan de smartphone) is drie stappen voorwaarts.
Receptie
In bijna alle HNW-organisaties komen secretaressen en receptiemedewerkers qua HNW-mogelijkheden er vaak bekaaid af. Ten onrechte. Waarom zou je niet een TV-scherm in de hal hangen en de receptionist thuis laten werken. Gaat de voordeur op het bedrijf open, dan verschijnt haar beeld in de ontvangsthal en vraagt zij – al dan niet met de kleine op schoot – “Waar kan ik u mee helpen?”. Ik heb het meerdere malen gezien en – na even wennen – werkt het. Daarnaast biedt het zelf invullen van werkroosters en/of het plannen van de eigen werktijden (na overleg met collega’s) veel meer vrijheden voor mensen waar HNW in eerste instantie tot de onmogelijkheden lijkt te horen.
Pasjes
Pasjes om te kopiëren, de lift en de slagboom te bedienen, zelf af te rekenen in het bedrijfsrestaurant en door de deur naar binnen te komen. Ze zijn er en maken dat veel meer zaken zelf gedaan kunnen worden door medewerkers. Dat bespaart. Bovendien kun je in het pasje een maximum hoeveelheid te printen A4-tjes instellen. Dat is dè methode om mensen te laten wennen aan het reduceren van hun papierverbruik. Sterker nog, je kunt ze op nul instellen.
Parkeren
Eén van de grootste irritaties – en niet alleen op het werk – is dat mensen hun auto niet kwijt kunnen. Dit gegeven is op twee manieren te gebruiken. Bij de eerste manier maak je gewoon veel te weinig parkeerterrein rondom je bedrijf waarmee je mensen bijna dwingt elders te gaan werken of je laat ze betalen om te mogen parkeren. Het gratis uitdelen van OV-jaarkaarten stimuleert het milieubewuste denken op deze wijze extra.
Er zijn ook organisaties die juist extra grote parkeerterreinen aanleggen omdat ze juist mensen willen stimuleren – meestal toch weer buiten de spitsuren – naar kantoor te komen voor het broodnodige overleg met hun collega’s. Het is maar wat je wilt. “Verbinden” is per slot van rekening een extra hoog goed bij Het Nieuwe Werken. Het is maar waar je – en vooral het management – voor kiest.
Kilometers
Zorgt Het Nieuwe Werken nu echt voor minder autokilometers? Ja, dat doet het. Met name bij HNW-ers die werken in een consultancy-omgeving blijkt men gemiddeld 8.000 kilometer per jaar minder te declareren. In procenten is dat rond de 20 tot 25%. Bij het merendeel van de andere HNW-organisaties liggen deze percentages lager. Ze zijn sterk afhankelijk van wat de organisaties aan mogelijkheden bieden om elders te werken. Vooral de spits blijkt ontlast te worden. Vervelend blijft uiteraard dat ons Nederlandse wagenpark alsmaar blijft groeien, waarmee het totale fileprobleem maar mondjesmaat afneemt.
Bron: Het Nieuwe Werken Blog
